Hastanemizde doküman yönetiminin amaç, uygulamalara ait süreçlerin planlanması ve yazılı hale getirilmesi, uygulamaların yazılı kurallara uygun olarak yerine getirilmesi ve kalite çalışmalarının etkin bir şekilde yönetilmesi amacıyla sağlıkta kalite standartlarında (SKS) yer alan tüm dokümanların belli bir düzen içerisinde hazırlanmasını, yayınlanmasını, revize edilmesini, dağıtılmasını, güncel olarak kullanılmasını ve gerektiğinde ulaşa bilirliği sağlamaktır.
Süreç ile ilgili tanımlar:
* Doküman: Bilginin yer aldığı ortamdır. SKS’ de yer alan “Yazılı Düzenleme” ifadesinden “Doküman” anlaşılmalıdır.
* Prosedür: Faaliyetlerden oluşan bir sürecin nasıl icra edildiğini anlatan dokümandır.
* Talimat: Tek bir faaliyetin işlem basamaklarını içeren dokümandır.
* Rehber: Yapılan faaliyetlerde yol gösterme ve bilgilendirme amacıyla oluşturulan dokümandır.
* Görev, Yetki ve Sorumluluklar: Birim, komitelere ve mesleki alana yönelik tanımları içeren dokümandır.
* Form: İstenilen veri veya bilgilerin yazılması, doldurulması için hazırlanmış dokümandır.
* Dış Kaynaklı Doküman: Kurumun kendisi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan dokümandır. Sağlıkta Kalite Standartları, mevzuat, rehberler, protokoller bu kapsamdadır.
* Plan: Hedeflenen bir amaca ulaşılmasını sağlayacak adımlardan oluşan; neyi ne zaman, niçin ve nasıl yapacağımızı gösteren dokümandır.
* Onam Formu (Rıza Belgesi): Uygulanacak tıbbi işleme ilişkin, işlemi yapacak sağlık personeli tarafından hastaya aktarılan bilgilerin yer aldığı ve hastanın rızasını almak için oluşturulmuş dokümandır. “Onam Formu” olarak da ifade edilmektedir.
* Liste: Benzer öğelerin ardışık sıralandığı dokümandır.
* Yardımcı Doküman: Prosedür, Talimat, Rehber, Form, Plan, Liste ve Dış Kaynaklı Dokümanların dışında kalan veya bu dokümanları destekleyici nitelikteki dokümandır.
* Doküman Yönetim Sistemi: Dokuz Eylül Üniversitesi Hastanesinin dokümanlarının paylaşımı için kullanılan sistemdir (https://dehis.deu.edu.tr/).
Hastanemizde doküman yönetim süreçleri “Doküman Yönetim Prosedürü” ve “SKS Doküman Yönetimi Rehberi” kapsamında yürütülmektedir.
